Feuille de présence à imprimer (PDF A4)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

La feuille de présence est le document le plus simple pour attester qu’une personne se trouvait à un endroit donné, à un moment donné. Chaque participant inscrit son nom, son heure d’arrivée et signe en face. Contrairement à la feuille d’émargement de formation, elle ne découpe pas la journée en demi-journées et ne sert pas de preuve pour un financeur : c’est un relevé général, utilisable pour une réunion de service, une permanence, un atelier ou une journée portes ouvertes.

Elle est utilisée par les secrétariats, les responsables d’équipe, les animateurs, les gardiens d’immeuble ou les organisateurs d’événements. Dès qu’un nombre de participants doit être justifié, auprès d’une direction, d’un assureur ou d’un partenaire, une feuille de présence signée vaut mieux qu’un décompte de mémoire.

Comment le remplir

Organisme ou service

Nom de la structure qui organise la séance. Écrivez-le en toutes lettres plutôt qu’en sigle, surtout si la feuille peut sortir de l’entreprise.

Objet

Ce dont il s’agit : réunion d’équipe, permanence, atelier, visite. Une ligne suffit.

Date et lieu

Date complète (jour, mois, année) et lieu précis, salle comprise. Sans date, la feuille n’a aucune valeur de preuve.

Responsable

Personne qui tient la feuille et la conserve ensuite. C’est elle qui signera en bas de page.

Nom et prénom

Chaque participant écrit lui-même ses nom et prénom en lettres majuscules, de façon lisible.

Arrivée et départ

Heures d’arrivée et de départ, utiles si la présence partielle compte (réunion longue, permanence par créneaux). Laissez vide si cela n’a pas d’importance.

Signature

La signature manuscrite du participant, apposée sur place. Elle ne doit jamais être ajoutée après coup par quelqu’un d’autre.

Mentions obligatoires ou recommandées

• Tous : Aucune mention n’est imposée par la loi pour une feuille de présence ordinaire. Il est recommandé d’y faire figurer la date, le lieu, l’objet et la signature de la personne responsable, afin que le document soit exploitable comme preuve.
• France, Belgique : Une feuille de présence contient des données personnelles au sens du RGPD. Indiquez à quoi elle sert, ne la laissez pas circuler au-delà des personnes concernées et ne la conservez pas plus longtemps que nécessaire.
• Suisse, Québec : La loi fédérale sur la protection des données (Suisse) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) imposent la même prudence : collecte limitée à ce qui est utile, accès restreint, destruction une fois l’objectif atteint.

Variantes et modèles proches

Si vous devez prouver l’exécution d’une formation financée, prenez plutôt la feuille d’émargement pour formation, découpée par demi-journée. Pour une réunion d’instance, la feuille d’émargement de réunion ajoute la fonction de chaque participant, et la feuille d’émargement d’assemblée générale prévoit les pouvoirs et le décompte du quorum. Le guide Feuille de présence : mentions à faire figurer détaille ce qu’il faut écrire selon le contexte.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.