Guides des normes et mentions
Ces guides expliquent ce qu’un document doit contenir pour être utile et, le cas échéant, valable, en France, en Belgique, en Suisse et au Québec. Ils citent les textes officiels en fin de page.
Feuille d’émargement : mentions obligatoiresLes mentions qu’une feuille d’émargement doit comporter pour servir de preuve : identification, dates, demi-journées, signatures. Règles par pays.Feuille d’émargement valable pour une formationCe qu’un financeur attend d’une feuille d’émargement de formation : convention, demi-journées, signature du formateur, cohérence avec la facture.Feuille de présence : mentions à faire figurerLes mentions d’une feuille de présence selon son usage : réunion, atelier, bénévolat, école. Ce qui est utile, obligatoire ou à éviter.Émargement numérique : quelle validité ?Tablette, lien par courriel, QR code : quand un émargement numérique vaut une feuille papier. Niveaux de signature eIDAS, équivalents suisse et québécois.Feuille d’heures et droit du travailQuand l’employeur doit décompter les heures, qui remplit la feuille d’heures, sa valeur en cas de litige et sa durée de conservation, pays par pays.Durée du travail : France, Belgique, Suisse, QuébecDurée légale ou normale, maxima, heures supplémentaires et repos : comparaison des règles françaises, belges, suisses et québécoises.Combien de temps conserver ses documentsDurées de conservation des feuilles d’heures, factures, bulletins de paie, feuilles de présence et procès-verbaux en France, Belgique, Suisse et Québec.Signature manuscrite ou électroniqueValeur juridique de la signature manuscrite, scannée et électronique en France, Belgique, Suisse et Québec, et quel niveau choisir selon le document.Facture : mentions obligatoiresMentions obligatoires d’une facture en France, en Belgique, en Suisse et au Québec : identité, numéro, TVA ou taxes, échéance, pénalités.Devis : mentions obligatoiresCe qu’un devis doit contenir pour engager les deux parties : identité, détail, prix, validité, signature. Quand il est obligatoire, pays par pays.Note de frais : règles et justificatifsFrais remboursables, justificatifs à joindre, forfaits, durée de conservation : ce que vérifient URSSAF, ONSS, fisc suisse et Revenu Québec.Frais kilométriques : comment les calculerMéthode de calcul des indemnités kilométriques : relevé des trajets, barème officiel par pays, ce que couvre l’indemnité, justificatifs à garder.Feuille de présence et données personnellesUne feuille de présence est un traitement de données personnelles : base légale, information, données à éviter, conservation. RGPD, LPD suisse, Loi 25.Registre des adhérents et RGPDTenir la liste des adhérents d’une association en règle : données à collecter, information, droits, conservation, registre des traitements.Rédiger le procès-verbal d’une assemblée généraleContenu, signatures, délais et conservation du procès-verbal d’assemblée générale : associations, copropriétés, sociétés, dans les quatre pays.Quorum et feuille de présence en assemblée généraleComment la feuille de présence sert à constater le quorum : mentions, pouvoirs, calcul des voix, règles des associations, copropriétés et sociétés.Formats de papier : A4, Letter et les autresDimensions des formats A, B, C (ISO 216 et 269) et nord-américains (Letter, Legal, Tabloid), pays où chacun s’emploie, impression A4 au Québec.La réglure Seyès : histoire et dimensionsOrigine de la réglure Seyès, dimensions des grands carreaux (8 mm, interlignes de 2 mm), variantes pour débutants, réglures belges, suisses et québécoises.Choisir le papier d’écriture d’un enfantQuel interligne, quelle réglure et quel grammage selon l’âge : maternelle, CP, CE1 et au-delà, en France, Belgique, Suisse et Québec.Imprimer à l’échelle et sans margesImprimer un modèle à 100 % sans réduction : réglages de mise à l’échelle, zones non imprimables, impression sans bordure, vérification à la règle.Imprimer en livret et en recto versoImprimer en recto verso sans pages à l’envers et plier un A4 en livret A5 : ordre des pages, bord de retournement, multiple de quatre.La feuille de température : à quoi elle sertOrigine hospitalière de la feuille de température, paramètres à reporter, lecture de la courbe, usage à domicile et place dans le dossier de soins.Tenir une feuille de soins à domicileOrganiser le suivi des soins d’un proche à la maison : contenu de la feuille, cahier de liaison, confidentialité, place des professionnels.Feuille de route et lettre de voitureFeuille de route, lettre de voiture, connaissement : différences et mentions exigées pour le transport en France, Belgique, Suisse et Québec.Pointage et badgeuse : ce que l’employeur peut faireBadgeuse, pointeuse, application de pointage : conditions de mise en place, information des salariés, données interdites, conservation, pays par pays.Documents courants : France, Belgique, Suisse, QuébecFormat, dates, identifiants d’entreprise, taxes, monnaie, langue : ce qui change sur une facture, une lettre ou une feuille d’heures d’un pays à l’autre.Feuille de présence en cantine scolaireQui tient la feuille de présence de la cantine, à quoi elle sert (facturation, sécurité), quelles données y figurer et comment la conserver.Feuille d’appel : obligations de l’écoleRegistre d’appel et contrôle de l’assiduité : ce que la loi impose aux écoles en France, Belgique, Suisse et Québec, seuils de signalement, conservation.Archiver ses documents en PDF/ACe qu’est le format PDF/A (ISO 19005), ses variantes et niveaux, comment l’obtenir depuis Word, LibreOffice ou un scanner, et sa valeur juridique.Feuille de match : ce qu’exigent les fédérationsMentions d’une feuille de match officielle, qui la remplit et la signe, délais de réserve, feuille électronique : football, basket, hand, volley, rugby.