Archiver ses documents en PDF/A

PDF/A est la version du PDF normalisée pour l’archivage à long terme (ISO 19005) : polices incorporées, pas de chiffrement, pas de contenu externe ni de scripts, métadonnées décrites, de sorte que le fichier s’affichera à l’identique dans vingt ans. Il est le format recommandé pour les copies numériques de documents signés et pour la facturation électronique, mais il ne rend pas à lui seul une copie équivalente à l’original.

Mis à jour le 7 novembre 2026

En bref

PDF/A interdit tout ce qui dépend de l’extérieur : polices non incorporées, liens vers des fichiers, JavaScript, chiffrement.
PDF/A-1 est le plus restrictif, PDF/A-2 accepte la transparence et les calques, PDF/A-3 permet d’incorporer des fichiers (base de la facture électronique Factur-X).
Le niveau b garantit l’apparence, le niveau u ajoute du texte Unicode extractible, le niveau a ajoute la structure accessible.
Word, LibreOffice et la plupart des scanners savent produire du PDF/A ; vérifiez avec un validateur.
La valeur probante d’une copie dépend du procédé de numérisation documenté, pas seulement du format.

Un PDF ordinaire peut dépendre d’une police installée sur l’ordinateur qui l’a créé, d’une image hébergée ailleurs, d’un mot de passe oublié ou d’un lecteur capable d’exécuter un script. Dans dix ans, l’un de ces maillons aura disparu. Le PDF/A a été conçu pour supprimer ces dépendances : c’est un PDF qui emporte tout ce dont il a besoin et s’interdit tout ce qui pourrait l’altérer. Voici comment il fonctionne, comment le produire et ce qu’il vaut juridiquement.

Qu’est-ce que le PDF/A exactement ?

PDF/A est une famille de normes ISO 19005 qui restreignent le format PDF pour l’archivage. La première partie, PDF/A-1, date de 2005 et s’appuie sur PDF 1.4 ; PDF/A-2 (2011) s’appuie sur PDF 1.7 et admet la compression JPEG 2000, la transparence et les calques ; PDF/A-3 (2012) ajoute la possibilité d’incorporer des fichiers de n’importe quel type, ce qui a permis les factures électroniques hybrides où un fichier XML de données voyage dans le PDF lisible. Une quatrième partie, PDF/A-4 (2020), s’appuie sur PDF 2.0. Chaque partie définit des niveaux de conformité :

Niveau	Garantie	Usage
b (basic)	Reproduction visuelle fidèle	Documents numérisés, archives courantes
u (Unicode)	Niveau b plus texte extractible correctement encodé	Documents dont le texte doit rester cherchable
a (accessible)	Niveau u plus structure logique balisée (titres, listes, ordre de lecture)	Documents produits nativement, accessibilité

Un document scanné atteint au mieux le niveau b, ou u si une reconnaissance de caractères a été appliquée ; un document issu d’un traitement de texte peut atteindre le niveau a si sa structure a été soignée.

Qu’est-ce qui est interdit dans un PDF/A ?

Les polices non incorporées : toutes les polices utilisées doivent être embarquées dans le fichier.
Le chiffrement et les mots de passe : un fichier protégé n’est pas archivable.
Le JavaScript, les formulaires dynamiques, les contenus audio et vidéo.
Les références à des ressources externes (images liées, polices système, profils de couleur absents).
La transparence et les calques en PDF/A-1 seulement.
Les couleurs sans profil : un profil ICC doit être inclus pour que les couleurs soient interprétées sans ambiguïté.

Les métadonnées (titre, auteur, date, identifiant de conformité) doivent être présentes au format XMP. C’est grâce à elles qu’un lecteur peut afficher « Ce fichier est conforme à PDF/A-2b ».

Comment produire un PDF/A ?

Outil	Comment	Résultat
LibreOffice (Writer, Calc)	Fichier, Exporter au format PDF, onglet Général, cocher « Archive (PDF/A) » et choisir la version	PDF/A-1b, 2b ou 3b ; avec balisage, niveau a possible
Microsoft Word	Enregistrer sous, PDF, Options, cocher « Compatible ISO 19005-1 (PDF/A) »	PDF/A-1b en général
Scanner ou copieur multifonction	Choisir « PDF/A » dans les formats de numérisation ; activer la reconnaissance de texte si disponible	PDF/A-1b ou 2b, u avec reconnaissance
Imprimante virtuelle ou outil en ligne de commande	Ghostscript, outils libres de conversion	Conversion de PDF existants, avec reprise des polices
Logiciels professionnels	Fonction de contrôle en amont (preflight) et conversion	Tous niveaux, rapport de conformité

Vérifiez ensuite la conformité avec un validateur indépendant, le plus connu étant veraPDF, logiciel libre développé avec le soutien de l’Union européenne. Un fichier déclaré PDF/A par son créateur peut ne pas l’être réellement si une police n’a pas pu être incorporée.

Quelle valeur juridique a une copie en PDF/A ?

Le format assure la lisibilité, pas la fidélité à l’original : un PDF/A peut contenir un document falsifié. La valeur de la copie dépend du procédé qui l’a produite et de la documentation de ce procédé.

Pays	Règle	Source
France	La copie fiable a la même force probante que l’original ; est présumée fiable la copie résultant d’un procédé qui reproduit la forme et le contenu à l’identique, avec empreinte et horodatage, dans un format pérenne. Les factures papier peuvent être numérisées et conservées sous forme électronique si l’intégrité est garantie (format PDF ou PDF/A avec cachet serveur, empreinte ou signature). La norme NF Z42-013 décrit les systèmes d’archivage électronique.	Code civil, art. 1379 ; décret n° 2016-1673 ; Livre des procédures fiscales, art. A102 B-2
Belgique	Les factures et pièces comptables peuvent être conservées sous forme électronique si l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité sont garanties pendant toute la durée de conservation.	Code de la TVA, art. 60 ; Code de droit économique, livre XII
Suisse	Les livres et pièces comptables peuvent être conservés sur support électronique si l’intégrité est assurée (support non modifiable ou procédés garantissant la traçabilité des modifications) et s’ils restent lisibles ; l’ordonnance sur les livres de comptes encadre ces exigences.	Code des obligations, art. 958f ; ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)
Québec	Le transfert d’un document vers un autre support (du papier au numérique) doit être documenté pour que la copie conserve la valeur de l’original ; la documentation décrit le format d’origine, le procédé et les garanties d’intégrité, et doit pouvoir être produite.	Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, art. 17 et 20

Dans les quatre cas, la bonne pratique est la même : numériser en PDF/A, calculer et conserver une empreinte du fichier, noter la date et le procédé dans un registre de numérisation, et stocker en deux exemplaires sur des supports distincts. Le guide Combien de temps conserver ses documents indique combien de temps ; Signature manuscrite ou électronique explique comment les signatures survivent dans un PDF/A signé.

Quels documents courants gagnent à être archivés ainsi ?

Les feuilles d’émargement signées, dont la version papier s’abîme (voyez Feuille d’émargement valable pour une formation) ; les procès-verbaux d’assemblée et leurs annexes ; les factures et notes de frais avec leurs justificatifs ; les relevés d’émargement numérique exportés (Émargement numérique : quelle validité ?). Les modèles de feuille.org, comme la feuille d’émargement pour formation ou la facture vierge, sont fournis en PDF ; une fois remplis et signés à la main, c’est le scan en PDF/A qui entre aux archives. Un bordereau de remise de documents peut servir de registre de numérisation. Pour nommer les fichiers de façon stable (date au format année-mois-jour, pas d’accents ni d’espaces), la fiche Caractères spéciaux au clavier rappelle les caractères à éviter dans un nom de fichier.