Combien de temps conserver ses documents

Mis à jour le 7 novembre 2026

Garder un document coûte de la place et, s’il contient des données personnelles, expose à un reproche de conservation excessive ; le jeter trop tôt prive d’une preuve au moment d’un contrôle ou d’un litige. La bonne durée se déduit toujours de la même question : pendant combien de temps quelqu’un (administration fiscale, inspection du travail, salarié, client, juge) peut-il encore me demander ce document ? C’est le délai de prescription ou de contrôle qui gouverne, non la nature du papier.

Combien de temps garder les documents liés au personnel ?

Le détail des obligations de décompte figure dans Feuille d’heures et droit du travail. Du côté du salarié, les bulletins de paie se gardent sans limite : ils servent à la retraite.

Combien de temps garder factures, devis et pièces comptables ?

Un devis accepté vaut contrat : il suit la durée des contrats, non celle des brouillons. Les mentions à y porter sont dans Devis : mentions obligatoires et Facture : mentions obligatoires.

Combien de temps garder les documents d’une association ?

Les statuts, le récépissé de déclaration, les procès-verbaux d’assemblée générale et de conseil d’administration se conservent sans limite : ils fondent l’existence de la structure et la validité de ses décisions passées. Les feuilles de présence et pouvoirs d’une assemblée se gardent au moins jusqu’à expiration du délai de contestation des décisions prises (en France, cinq ans pour une association, deux mois pour une assemblée de copropriété à compter de la notification du procès-verbal). Les documents comptables suivent les durées commerciales du tableau précédent lorsque l’association tient une comptabilité d’engagement. Les listes d’adhérents, qui contiennent des données personnelles, ne doivent pas survivre indéfiniment : voyez Registre des adhérents et RGPD et, pour les assemblées, Rédiger le procès-verbal d’une assemblée générale.

Les données personnelles changent-elles la règle ?

Oui, dans un sens : elles interdisent de conserver « pour toujours ». Le RGPD en Europe, la loi fédérale sur la protection des données en Suisse et la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Québec imposent de ne garder les données que le temps nécessaire à la finalité, puis de les supprimer ou de les archiver avec un accès restreint. Une feuille de présence d’atelier n’a plus de raison d’être une fois la saison facturée et le délai de réclamation passé. Le guide Feuille de présence et données personnelles propose des durées raisonnables.

Peut-on remplacer le papier par un scan ?

En France, une copie numérique est présumée fiable si elle résulte d’un procédé garantissant l’intégrité et que les conditions du décret de 2016 sont respectées (empreinte, horodatage, format pérenne) ; l’administration fiscale admet de même la numérisation des factures papier sous conditions. En Belgique, la conservation sous forme électronique des factures est admise si l’authenticité et l’intégrité sont garanties. En Suisse, l’ordonnance sur les livres de comptes autorise les supports électroniques non modifiables ou avec traçabilité. Au Québec, le transfert d’un document vers un autre support doit être documenté pour que la copie conserve la valeur de l’original. Dans tous les cas, le format PDF/A est le choix recommandé pour la copie.

Comment organiser l’archivage sans y passer ses soirées ?

Classez par année et par type, pas par projet : les délais courent par année civile ou fiscale. Notez sur chaque boîte ou dossier l’année de destruction possible. Tenez un simple relevé des documents remis ou détruits ; le bordereau de remise de documents et la feuille d’inventaire servent à cela. Pour les particuliers, les durées diffèrent (quittances de loyer, relevés bancaires, avis d’imposition) : les sites officiels publient des listes mises à jour. Les sigles des organismes qui demandent ces pièces sont rappelés dans la fiche Sigles administratifs.