Feuille de présence en cantine scolaire

La feuille de présence de la cantine sert à savoir quels enfants déjeunent chaque jour, pour les compter, les facturer et garantir qu’aucun n’est oublié ; elle est tenue par le personnel de surveillance ou de restauration à partir des inscriptions. Elle ne doit pas porter d’information médicale : les allergies et régimes relèvent d’un document séparé consultable par les seules personnes qui servent les repas.

Mis à jour le 7 novembre 2026

En bref

Deux fonctions : compter pour facturer et vérifier que chaque enfant attendu est bien là.
La feuille est préremplie à partir des inscriptions ; les présences imprévues et les absences sont notées au moment du service.
Les allergies, régimes et PAI sont consignés à part, jamais sur la liste collective.
La conservation suit la facturation : le temps de la régularisation et des réclamations, puis destruction.
La cantine relève de la commune en France, du pouvoir organisateur en Belgique, de la commune ou du canton en Suisse, du centre de services scolaire au Québec.

Entre 11 h 45 et 13 h 30, la cantine accueille parfois plus d’enfants que l’école n’en compte le reste de la journée, avec un personnel différent de celui des classes. La feuille de présence est l’outil qui permet de savoir qui est là, qui devrait l’être, et qui paiera quoi. Ce guide précise ce qu’elle doit contenir, qui la tient et ce que le droit impose selon le pays.

Qui organise la cantine et tient la feuille ?

Pays	Règle	Source
France	La restauration scolaire du premier degré est un service public facultatif organisé par la commune ; lorsqu’il existe, tous les enfants scolarisés y ont accès. Dans le second degré, elle relève du département (collèges) ou de la région (lycées). La commune ou son prestataire tient les présences ; le personnel de surveillance du midi est communal.	Code de l’éducation, art. L131-13 ; Code général des collectivités territoriales
Belgique	Le repas de midi est organisé par le pouvoir organisateur de l’école (commune, province, réseau libre) ; la surveillance du temps de midi peut être facturée aux parents selon les règles de la Fédération Wallonie-Bruxelles ou de la Communauté flamande.	Décret du 24 juillet 1997 définissant les missions prioritaires de l’enseignement (FWB) ; réglementation des frais scolaires
Suisse	L’accueil de midi (restaurant scolaire, unité d’accueil pour écoliers) relève des communes dans le cadre fixé par chaque canton ; la fréquentation est sur inscription, parfois à la journée.	Lois cantonales sur l’accueil de jour des enfants
Québec	Les élèves qui dînent à l’école sont pris en charge par le service de garde en milieu scolaire ou par un service de surveillance des dîneurs, organisés par l’école sous l’autorité du centre de services scolaire ; des frais peuvent être exigés des parents.	Loi sur l’instruction publique, art. 256 et 292 ; Règlement sur les services de garde en milieu scolaire

Que doit contenir la feuille de présence ?

Une liste par classe ou par groupe, préremplie avec les enfants inscrits pour le jour (ou pour chaque jour de la semaine si l’inscription est hebdomadaire), et pour chacun : présent, absent, présent non inscrit. En en-tête : date, école, service (premier ou second service), nom du surveillant. En bas : totaux par catégorie, qui serviront à la facturation et à la commande des repas du lendemain. La feuille de présence cantine de feuille.org adopte cette présentation par semaine ; la liste des élèves sert de base pour la préremplir. Pour les plus jeunes, une colonne « repris par » peut être utile lorsque certains enfants rentrent déjeuner chez eux et reviennent : elle protège l’école en cas de question sur la sortie d’un enfant.

Comment traiter les allergies et les régimes ?

Pas sur la feuille. Les informations de santé sont des données sensibles, et une liste de présence passe entre plusieurs mains et sous les yeux des enfants. Les allergies alimentaires, les régimes médicaux et les projets d’accueil individualisé (PAI en France) sont consignés dans un document distinct, tenu par le responsable de la restauration, et matérialisés sur place par un signe convenu (couleur de plateau, étiquette) qui ne révèle pas le détail. La feuille de présence peut au plus comporter un symbole discret renvoyant à ce document, pour que le surveillant sache qu’un enfant a un repas particulier. Les régimes de conviction (sans porc, végétarien) sont des choix des familles, moins sensibles mais à traiter avec la même réserve : ils figurent dans le dossier d’inscription, pas sur la liste collective. Le guide Feuille de présence et données personnelles précise les principes.

À quoi sert la feuille au-delà du comptage ?

D’abord à la sécurité : comparer les présents aux inscrits révèle immédiatement un enfant attendu et absent, qui doit être cherché (resté en classe, parti sans autorisation, confusion entre deux services). La règle de bonne pratique est un appel nominal en début de service pour les plus jeunes, et un pointage au passage pour les plus grands, avec signalement sans délai de tout écart au directeur. Ensuite à la facturation : les totaux et les lignes nominatives permettent d’établir la facture mensuelle, de régulariser les absences justifiées (en France, beaucoup de règlements municipaux exonèrent le repas en cas d’absence prévenue la veille) et de répondre aux réclamations. Enfin à la gestion : le nombre réel de repas servis par rapport aux commandes réduit le gaspillage, objectif inscrit dans la loi française depuis 2018.

Combien de temps conserver les feuilles ?

Le temps nécessaire à la facturation et aux réclamations : en général jusqu’à la fin de l’année scolaire suivante, puis destruction, les données de facturation agrégées étant conservées avec la comptabilité de la collectivité selon ses propres règles. Un incident (accident, intoxication) peut justifier de conserver la feuille du jour avec le dossier correspondant plus longtemps. Les principes sont dans Combien de temps conserver ses documents.

Comment articuler cantine, appel du matin et garderie ?

L’école tient son registre d’appel en classe (voyez Feuille d’appel : obligations de l’école), la cantine sa feuille de présence, la garderie ou l’accueil périscolaire la sienne. Trois listes pour un même enfant, tenues par trois services, dont les écarts doivent être repérés : un enfant absent le matin mais inscrit à la cantine ne doit pas être compté présent par défaut. La transmission des absences du matin au service de midi, par le directeur ou par un cahier de liaison, est la règle à poser. La feuille d’appel et la autorisation de sortie scolaire complètent le dispositif. Le format d’impression suit le pays : A4 en Europe, Letter au Québec, voyez la fiche Formats de papier. Pour le calcul des quantités à commander à partir des présences, la fiche Quantités par personne donne des repères.