Remboursement de frais de bénévole à imprimer (PDF)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Le formulaire de remboursement de frais de bénévole liste, ligne par ligne, les dépenses avancées par un bénévole pour le compte de l’association : déplacements, achats de fournitures, repas lors d’une mission, timbres. Chaque ligne renvoie à un justificatif numéroté ; les trajets en voiture sont indiqués en kilomètres et valorisés selon le barème retenu par l’association. Le total est validé par le trésorier.

Il s’utilise après chaque mission ou en fin de mois, selon l’habitude de l’association. Les frais doivent correspondre à une activité réellement décidée par l’association et rester raisonnables : un remboursement forfaitaire sans justificatif ou dépassant les dépenses réelles pourrait être considéré comme une rémunération et remettre en cause le caractère bénévole de l’engagement.

Comment le remplir

Bénévole

Nom, prénom, adresse et fonction dans l’association (membre, administrateur, encadrant).

Mission et période

Activité concernée (tournoi du 12 mars, permanence, réunion fédérale) et dates.

Date et nature

Une dépense par ligne : « péage », « cartouches d’encre », « repas réunion ».

Justificatif n°

Numéro porté sur le ticket ou la facture agrafée ; sans justificatif, pas de remboursement.

Kilomètres et trajet

Pour les déplacements en véhicule personnel : lieu de départ, d’arrivée et distance.

Montant

Somme réelle payée ou, pour les kilomètres, distance multipliée par le barème appliqué.

Mode de remboursement

Virement (RIB joint), chèque ou espèces contre reçu.

Abandon de frais

Case à cocher si le bénévole renonce au remboursement au profit de l’association ; la mention manuscrite et la signature sont alors indispensables.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France : Le remboursement de frais réels sur justificatifs n’est pas imposable pour le bénévole. S’il y renonce expressément, la somme est considérée comme un don ouvrant droit à la réduction d’impôt de l’article 200 du Code général des impôts, à condition que l’association soit d’intérêt général et délivre un reçu fiscal. Pour les frais kilométriques, l’administration admet l’usage du barème kilométrique publié chaque année. Conservez les justificatifs dix ans.
• Belgique : La loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires autorise soit le remboursement des frais réels sur justificatifs, soit un défraiement forfaitaire plafonné par jour et par an (montants indexés chaque année), sans cumul des deux régimes sur une même année, hors frais de déplacement dans certaines limites.
• Suisse : Le remboursement des frais effectifs n’est pas un salaire ; en revanche, un dédommagement forfaitaire peut devenir un revenu imposable et soumis aux assurances sociales au-delà de certains seuils cantonaux et fédéraux.
• Québec : Le remboursement de dépenses raisonnables sur pièces n’est pas un revenu pour le bénévole ; un organisme de bienfaisance enregistré peut émettre un reçu officiel pour un don si le bénévole lui remet le remboursement reçu.

Variantes et modèles proches

Pour un salarié ou un dirigeant rémunéré, utilisez la note de frais ; le détail des trajets se calcule sur la feuille de frais kilométriques. Les frais abandonnés sont inscrits au registre des dons. Le guide Note de frais : règles et justificatifs détaille les pièces à conserver.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.