Feuille de frais kilométriques à imprimer (PDF)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Lorsqu’un salarié, un dirigeant ou un bénévole utilise sa propre voiture, son deux-roues ou son vélo pour une mission, la structure l’indemnise au kilomètre plutôt que sur facture : il n’y a pas de ticket de carburant à produire, mais il faut prouver les trajets. La feuille de frais kilométriques tient ce rôle. Chaque ligne décrit un déplacement : date, départ, arrivée, motif, distance. En bas, les kilomètres sont totalisés et multipliés par le taux du barème correspondant à la puissance du véhicule.

Elle est utilisée par les salariés en déplacement occasionnel, les commerciaux sans véhicule de service, les bénévoles d’association qui se font rembourser ou abandonnent leurs frais, et les indépendants qui tiennent le registre de leurs déplacements professionnels pour leur déclaration.

Comment le remplir

Conducteur

Nom, prénom et qualité (salarié, bénévole, gérant). Une feuille par personne et par mois ou par mission.

Véhicule

Marque, modèle, immatriculation et puissance fiscale ou cylindrée : c’est la puissance qui détermine le taux du barème.

Date

Jour du déplacement. Les trajets domicile-lieu de travail habituel ne sont pas des déplacements professionnels indemnisables.

Trajet (départ / arrivée)

Villes ou adresses de départ et d’arrivée. Pour un aller-retour, indiquez-le ; la distance est alors doublée.

Motif

Raison professionnelle : rendez-vous, livraison, réunion, formation. Sans motif, le remboursement peut être requalifié.

Kilomètres

Distance parcourue, relevée au compteur ou calculée avec un itinéraire en ligne. Restez cohérent d’une ligne à l’autre.

Taux et montant

Taux du barème par kilomètre pour le véhicule, puis kilomètres multipliés par le taux. Reportez la source et l’année du barème utilisé.

Total et signatures

Total des kilomètres, total de l’indemnité, signature du conducteur et visa du responsable.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France : L’indemnité calculée avec le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale est exonérée de cotisations sociales si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel et si les trajets sont justifiés (puissance du véhicule, distance, motif). Pour les bénévoles qui renoncent au remboursement, un barème spécifique s’applique et la feuille signée sert de justificatif du don.
• Belgique : L’indemnité kilométrique forfaitaire accordée aux agents de l’État sert de référence ; elle est révisée régulièrement et admise comme remboursement de frais propres à l’employeur pour les déplacements de service justifiés.
• Suisse : Il n’existe pas de barème légal unique ; un taux par kilomètre fixé dans le règlement des frais de l’entreprise ou admis par l’administration cantonale est appliqué (montant à vérifier selon le canton).
• Québec : L’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec publient des taux par kilomètre jugés raisonnables ; une allocation calculée sur ces taux et appuyée d’un registre des déplacements n’est pas imposable.

Variantes et modèles proches

Les autres dépenses de déplacement (repas, péages, hôtel) se déclarent sur la note de frais ; les bénévoles utilisent le modèle remboursement de frais bénévole. La feuille de route prépare la tournée dont cette feuille rend compte. Le guide Frais kilométriques : comment les calculer explique le fonctionnement des barèmes.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.