Fiche de transmission à imprimer (PDF A4)

La fiche de transmission accompagne un document ou un dossier qui passe d’une personne à une autre : elle indique qui l’envoie, à qui, pourquoi et ce qu’on attend du destinataire. Ce modèle tient sur une demi-page et s’agrafe sur le dessus du dossier.

Mis à jour le 7 novembre 2026

FICHE DE TRANSMISSIONDe (nom, service, contact) :À :Date d’envoi :Objet / référence du dossier :Retour souhaité le :Pour informationPour avisPour signaturePour traitementÀ classerÀ me retournerPièces jointesDocumentNb pages / ex.ReçuRéponse, avis ou observations du destinataireDate et paraphe de l’expéditeurDate et paraphe du destinatairefeuille.org
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À quoi sert ce document

La fiche de transmission, aussi appelée bordereau de transmission ou « fiche navette », est le post-it formalisé du bureau. Agrafée ou glissée sur un dossier, elle précise l’expéditeur, le destinataire, la date, l’objet et surtout l’action attendue : pour information, pour avis, pour signature, pour traitement, à retourner. Une liste de pièces jointes permet de vérifier que rien ne s’est perdu en route, et une zone de réponse permet au destinataire de renvoyer le dossier avec sa décision ou ses remarques.

Elle reste utile partout où des documents papier circulent encore : cabinets, mairies, établissements scolaires, services administratifs, associations, chantiers. Elle évite les malentendus (« je croyais que tu voulais juste que je le lise ») et laisse une trace des dates de passage, précieuse quand un dossier a pris du retard. Le modèle imprime deux fiches par page, à découper.

Comment le remplir

De
Nom, service et poste téléphonique ou courriel de l’expéditeur, pour que le destinataire puisse poser une question rapide.
À
Destinataire principal ; si le dossier doit passer par plusieurs personnes, numérotez-les dans l’ordre dans la zone de circulation.
Date d’envoi
La date à laquelle le dossier quitte votre bureau ; elle fait courir le délai demandé.
Objet
En une ligne : de quel dossier il s’agit, avec sa référence ou le nom du client.
Pièces jointes
Liste et nombre de documents transmis (« devis signé, 2 pages ; plan, 1 ex. ») ; le destinataire coche à la réception.
Action attendue
Cochez une seule case : pour information, pour avis, pour signature, pour traitement, à classer, à me retourner.
Délai
Date souhaitée de retour ; sans date, un dossier « pour avis » peut attendre indéfiniment.
Réponse du destinataire
Avis, décision ou observations, date et paraphe ; le dossier revient avec la fiche.

Mentions obligatoires ou recommandées

  • Tous : Aucune mention obligatoire : document interne d’organisation.
  • France, Belgique, Suisse, Québec : Si le dossier transmis contient des données sensibles (santé, paie, données personnelles), mentionnez « confidentiel » et transmettez sous enveloppe fermée ; la fiche ne doit alors pas résumer le contenu.

Variantes et modèles proches

Pour transmettre des consignes d’un poste à l’autre en fin de service plutôt qu’un dossier, utilisez la feuille de passation de consignes. Le courrier entrant et sortant se consigne sur la feuille de suivi du courrier, et les messages téléphoniques sur la feuille de suivi des appels. Le bordereau de remise joue le même rôle pour des documents remis à un organisme extérieur. Un dossier qui demande une signature manuscrite ou électronique est abordé dans le guide Signature manuscrite ou électronique.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.

Voir aussi