Feuille de suivi des appels à imprimer (PDF A4)

Cette feuille enregistre chaque appel reçu ou passé sur une ligne : heure, nom et numéro de l’interlocuteur, objet, personne concernée et suite à donner. Elle remplace les notes volantes près du téléphone et permet de rappeler sans rien oublier.

Mis à jour le 7 novembre 2026

SUIVI DES APPELSDate :Poste / ligne :Tenu par :HeureE / SInterlocuteur, sociétéNuméroObjetPourSuite à donnerFaitfeuille.org
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À quoi sert ce document

La feuille de suivi des appels est le journal téléphonique d’un poste d’accueil, d’un secrétariat ou d’un commercial. Chaque appel occupe une ligne : l’heure, le sens (entrant ou sortant), le nom de l’interlocuteur et sa société, son numéro, l’objet résumé en quelques mots, la personne à qui le message est destiné, et une case « rappelé » ou « traité ». Une colonne de priorité permet de repérer les appels à traiter dans l’heure. Le modèle compte une vingtaine de lignes, soit une journée ordinaire pour un petit bureau.

Elle s’adresse aux standards de petites entreprises, aux cabinets médicaux et juridiques, aux associations qui tiennent une permanence, et aux commerciaux en phase de prospection téléphonique. Pour ces derniers, la même feuille devient un relevé d’activité : nombre d’appels passés, de contacts obtenus, de rendez-vous pris. Conservée quelques semaines, elle permet aussi de retrouver qui a appelé tel jour à propos de tel dossier.

Comment le remplir

Date et poste
Une feuille par jour et par ligne téléphonique ou par personne, pour éviter les doublons.
Heure
Heure de l’appel ; en cas de litige ou de relance, c’est l’information que l’on cherche en premier.
Entrant / sortant
Cochez E ou S ; pour la prospection, les appels sortants sans réponse se notent aussi, avec « NR ».
Interlocuteur et société
Nom, prénom si connu, organisme ; faites épeler les noms peu courants.
Numéro
Le numéro de rappel donné par l’appelant, qui n’est pas toujours celui qui s’affiche.
Objet
Le motif en quelques mots, avec la référence du dossier ou de la commande s’il y en a une.
Pour
La personne destinataire du message ; transmettez-lui la ligne par courriel ou sur un post-it et cochez « transmis ».
Suite à donner et fait
Rappeler, envoyer un document, fixer un rendez-vous ; cochez la case quand c’est réglé et notez la date.

Mentions obligatoires ou recommandées

  • Tous : Les noms et numéros notés sont des données personnelles : limitez l’accès à la feuille aux personnes concernées et détruisez-la une fois les suites traitées, sauf obligation de conservation.
  • France, Belgique, Suisse : Le règlement général sur la protection des données (UE) et la loi suisse sur la protection des données s’appliquent à ce type de registre tenu par une entreprise (à vérifier).
  • Québec : La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé encadre la collecte et la conservation des coordonnées (à vérifier).

Variantes et modèles proches

Les coordonnées des correspondants réguliers se reportent sur la liste de contacts. Les suites à donner rejoignent la liste de tâches quotidienne, et les messages pour un collègue absent la fiche de transmission. Le courrier postal a son propre registre, la feuille de suivi du courrier, et les visiteurs le registre des visiteurs. Pour la durée de conservation, consultez le guide Conservation des documents.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.

Voir aussi