Feuille de réservation de salle à imprimer (PDF)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Une salle partagée sans planning finit toujours par accueillir deux réunions à la même heure. La feuille de réservation, affichée sur la porte ou au secrétariat, règle la question : chaque utilisateur inscrit son nom et l’objet de sa réunion dans la case du créneau souhaité. Les règles d’usage figurent en bas (durée maximale, rangement, matériel disponible). Une nouvelle feuille est posée chaque semaine et l’ancienne archivée si l’on facture l’utilisation ou si l’on suit le taux d’occupation.

Elle est utilisée par les entreprises pour leurs salles de réunion, les mairies et maisons des associations pour les salles mises à disposition, les établissements scolaires pour les salles informatiques ou de sport, les copropriétés pour la salle commune et les tiers-lieux.

Comment le remplir

Salle et semaine

Nom ou numéro de la salle, capacité et dates de la semaine. Indiquez la personne ou le service qui gère les réservations.

Créneaux

Les lignes sont des heures de 8 h à 20 h ; pour des réservations à la demi-heure, inscrivez deux noms dans la case ou coupez-la d’un trait.

Nom du réservataire

Nom lisible et, si la salle est partagée entre plusieurs structures, le nom de l’organisme.

Objet

Un mot ou deux : réunion d’équipe, formation, entretien, cours. Il justifie la priorité en cas de conflit.

Nombre de personnes

Permet de vérifier que la capacité de la salle n’est pas dépassée, condition souvent imposée par la sécurité incendie.

Matériel demandé

Vidéoprojecteur, visioconférence, paperboard, disposition des tables. Mentionnez-le pour que la salle soit prête.

Règles d’usage

Rappel en pied de page : durée maximale, annulation, remise en état, fermeture. Rédigez-les une fois et conservez-les d’une semaine à l’autre.

Mentions obligatoires ou recommandées

• Tous : Aucune mention n’est imposée par la loi pour un planning interne de réservation. Il est recommandé d’afficher la capacité maximale de la salle et le contact du gestionnaire, et de limiter les informations affichées à ce qui est utile (nom et objet), car la feuille est visible de tous.
• France : La mise à disposition de salles communales à des associations ou à des particuliers est décidée par le maire, qui peut fixer une tarification et un règlement d’utilisation (Code général des collectivités territoriales, art. L2144-3) ; ce planning s’accompagne alors d’une convention ou d’un formulaire de demande.
• Belgique, Suisse, Québec : Les règlements communaux ou les règlements d’immeuble fixent les conditions de location des salles collectives ; vérifiez les clauses d’assurance et de caution avant d’accepter une réservation extérieure.

Variantes et modèles proches

Pour planifier l’occupation sur un mois, le planning mensuel ou le générateur de grille de planning conviennent mieux ; le générateur d’emploi du temps permet d’adapter les créneaux horaires. Les clés de la salle se suivent avec la feuille de passation de clés et l’état de la salle après usage avec la feuille de contrôle.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.