Feuille de prêt de matériel à imprimer (PDF)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

La feuille de prêt de matériel est un registre chronologique des équipements qui sortent du local : tentes, sono, tables, ballons, costumes, outils. Chaque ligne indique l’objet et sa référence, le nom et le téléphone de l’emprunteur, la date de sortie, la date de retour prévue puis réelle, l’état au départ et au retour, et les signatures. Une caution éventuelle est notée.

Elle est tenue par le responsable du matériel et affichée dans le local ou glissée dans le classeur de l’association. Elle sert autant pour les prêts aux membres (un adhérent emprunte un barnum pour le week-end) que pour les prêts entre associations ou à la mairie. En fin d’année, elle facilite l’inventaire et permet de réclamer ce qui n’est pas revenu.

Comment le remplir

Objet et référence

Désignation précise et numéro d’inventaire ou de série si l’association en a.

Emprunteur

Nom, qualité (membre, association partenaire, particulier) et téléphone.

Date de sortie

Jour où le matériel quitte le local ; la signature de sortie est apposée à ce moment.

Retour prévu / réel

La date prévue évite les conflits avec un autre usage ; la date réelle clôt le prêt.

État départ / retour

« Bon », « rayé », « manque une sangle »… Un constat précis évite les discussions.

Caution

Chèque ou espèces remis au départ et restitués au retour, si le règlement intérieur le prévoit.

Signatures

Emprunteur et responsable du matériel, au départ comme au retour.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France : Le prêt gratuit est un prêt à usage (commodat) régi par le Code civil : l’emprunteur doit veiller à la chose et la restituer en l’état ; il répond de sa perte sauf cas fortuit. La feuille signée constitue la preuve du prêt et de l’état initial. Un prêt payant devient une location et peut relever d’une activité lucrative accessoire à déclarer. Les coordonnées de l’emprunteur sont soumises au RGPD.
• Belgique, Suisse : Le prêt à usage est également régi par le Code civil belge et par le Code des obligations suisse (art. 305 ss CO) ; dans les deux pays, l’emprunteur supporte les frais ordinaires d’entretien et restitue la chose après l’usage convenu.
• Québec : Le Code civil du Québec traite du prêt à usage (art. 2313 et suivants) : l’emprunteur est tenu d’user du bien avec prudence et de le rendre à l’échéance convenue.

Variantes et modèles proches

Pour recenser tout le matériel de l’association en fin de saison, utilisez la feuille d’inventaire. Quand le matériel sert à un événement, le planning des bénévoles indique qui le transporte et le range. Les dons de matériel reçus sont consignés au registre des dons. Voyez aussi le guide Combien de temps conserver ses documents.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.