Fiche de renseignements à imprimer (PDF A4)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

La fiche de renseignements est le premier document que l’on remplit en arrivant quelque part : à l’école pour un élève, au club pour un adhérent, au service du personnel pour un nouveau salarié, chez un propriétaire pour un locataire. Elle regroupe sur une page l’identité, les coordonnées, les personnes à contacter en cas d’urgence et quelques informations propres au contexte. Bien conçue, elle évite de redemander dix fois la même chose ; mal conçue, elle collecte des données inutiles que personne ne protège.

Elle est utilisée par les établissements scolaires, les associations, les employeurs, les crèches, les centres de loisirs et les bailleurs. Chaque usage adapte la section « informations complémentaires » à ses besoins.

Comment le remplir

Identité

Nom, prénom(s), date et lieu de naissance, nationalité si elle est nécessaire au contexte (embauche, par exemple).

Adresse

Adresse postale complète. Prévoyez une ligne pour une seconde adresse en cas de résidence alternée ou de domicile professionnel.

Téléphones et courriel

Numéro principal, numéro secondaire et courriel. Indiquez lequel utiliser en priorité.

Personne à prévenir

Nom, lien avec la personne et téléphone de quelqu’un à joindre en cas d’urgence. Deux contacts valent mieux qu’un.

Responsables légaux

Pour un mineur : nom, adresse et téléphone de chaque parent ou tuteur, et situation d’autorité parentale si elle a une incidence.

Informations complémentaires

Section à adapter : classe et école précédente, profession et employeur, numéro de sécurité sociale, régime alimentaire. Ne demandez que ce que vous utiliserez.

Date et signature

La personne (ou son représentant légal) signe pour attester l’exactitude des informations et s’engage à signaler tout changement.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France, Belgique : Le RGPD impose d’informer la personne, au moment de la collecte, de l’identité du responsable du traitement, de la finalité, de la durée de conservation et de ses droits d’accès et de rectification. Insérez cette information en bas de fiche. Les données sensibles (santé, religion) ne se collectent que si elles sont strictement nécessaires, par exemple pour un projet d’accueil individualisé.
• Suisse : La loi fédérale sur la protection des données exige une collecte reconnaissable et proportionnée ; informez la personne de la finalité et évitez toute donnée superflue.
• Québec : La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (et la Loi sur l’accès pour les organismes publics) impose d’indiquer les fins de la collecte, l’usage prévu et les droits de la personne ; le consentement doit être manifeste pour les renseignements sensibles.
• Tous : Un numéro de sécurité sociale, d’assurance sociale ou de pièce d’identité ne doit figurer sur la fiche que si une obligation légale le justifie (déclaration d’embauche, par exemple).

Variantes et modèles proches

Pour une adhésion à une association, le bulletin d’adhésion combine renseignements et engagement ; pour une activité, la fiche d’inscription à une activité. Les informations médicales d’urgence relèvent plutôt de la fiche d’urgence médicale. Pour la rédaction de la mention d’information, voyez le guide Registre des adhérents et RGPD.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.